律谈|浅析公司财账管理不规范的风险
观点/研究- 原创
- 广东盈隆律师事务所
- 刊載日
- 2021-05-08
一、案例简介
李某与钟某、林某、梁某、陈某共同经营A公司，因公司刚起步不久，人员设置简单，A公司仅聘请了一名财务人员负责日常记账，日常经营由李某与钟某负责。2020年1月-2020年5月，A公司财务人员因病请假，A公司的记账工作就由李某与钟某的负责。
因A公司主营的业务属于疫情防控期间的急需品，需求量大，入库与出库频繁，有些原材料进库之后刚生产完毕，还没来得及出库清点就已经被买家抢空，因此在入库与出库的清点上存在模糊不清的状态；另外，由于李某与钟某在此期间仍需要肩负A公司日常经营管理，对于财账方面的管理存在着不规范，公账与私账混淆；对于员工的加班费、补贴款、股东激励分红等也存在着缺少单据、凭证的情况。
后于2020年8月，股东林某、梁某、陈某要求对公司账目进行查阅，并且聘请了会计师团队对A公司2020年1月-2020年5月期间的所有支出与收入进行全盘核算，会计师团队通过对A公司所有的支出和收入单据进行全盘核算后出具书面报告认为李某与钟某在此期间侵吞了A公司300余万元的资金。
二、案例分析
1.A公司的出库与入库管理不规范，导致公司的进账与出账模糊不清。
A公司在对于仓库管理方面缺乏规范的管理规则，对于仓库入库的原料及出库的货品缺乏明确的入库与出库准则，导致入库与出库的数量与单据存在一定程度的缺失，而出入库管理的不规范也直接导致了公司的账目不清晰与不严谨，仅凭记忆或者银行流水是难以反映具体的出入库情况的。
对于李某与钟某这两位负责A公司日常管理的股东而言，出入库的不规范不仅仅导致公司的财账管理混乱，对于股东自身而言也存在相应的风险，例如李某与钟某因为无法提供完整的出入库的单据，在会计师团队进行核算的过程中，有很大部分的支出因无法提供相应的单据而存在无法认定的情况，这对于其他对A公司日常经营管理不熟悉的股东而言是难以认定这些无单据无数据支撑的支出的，那么就容易导致某些巨大数额的支出得不到认可的情况，最后形成股东涉嫌侵吞公司资产的状况。
2.A公司的公司账目与李某、钟某的私人账目混淆使用，导致资金用途不明，财账管理难以被其他股东认可。
李某与钟某在对A公司的日常财账管理的过程中，为了自身的便利，在收取货款、仓库租赁费用支出、公司员工发放提成奖励、加班津贴、饭餐补贴等支出上几乎使用的都是李某与钟某个人的账户，但该账户不仅有公司用途的钱款，也有李某与钟某个人的日常消费的记录，存在着公账与私账混淆的情况，并且也存在着提取现金用于发放员工提成奖励和加班津贴的情况。
对于具有转账相对方用于公司用途的钱款相对而言还是比较容易被认可的，但是对于提取现金用于发放员工提成与津贴部分的支出，由于股东李某与钟某在该部分支出时也没有让员工签署相应的单据以作为记账凭证，因此该部分的支出也是由于财账管理的不规范而导致难以被公司认可，即使真实的情况确实该部分的支出是用于公司用途，但由于缺乏客观证据而无法证实，李某与钟某最终也具有被认定为涉嫌侵占公司资产的风险。
3.公司股东分红要经过股东会进行决议同意后方可进行发放，不能单方面认为某些股东对公司的贡献巨大便对其进行私自的分红奖励。
因疫情防控期间A公司业务量巨大，日常管理工作繁重，为激励公司的公司股东管理层人员，钟某决定对其自己与李某、林某进行分红激励，每人奖励15万元作为股东激励分红，用以慰劳三位股东在此期间对公司的辛勤付出，但该部分的分红激励并未经过股东会决议同意便从公司的资金中提取出来并转到上述三位股东的账上。
对于该部分的分红激励，在对于公司股东的激励方式上出发点是好的，但是对于公司的长期发展是具有一定的弊端的，A公司并非钟某一个人的公司，而是5名股东共同经营的公司，并且公司应当具有其自身的法人人格，对公司股东的分红激励上，应当严格按照公司章程进行办事，应当经过股东会决议通过该项分红议程后，方可推进下一步的实践工作，这样的方式对于公司的财账管理而言才是规范的。
三．建议
1.公司在财账管理上应当聘请专业的财账人员进行管理与编制财账报告。
公司的财账与个人日常的生活消费记账不同，公司的财账具有专业性、严谨性和规范性，对于公司的财账管理而言，应当聘请专业的财账人员对公司的账目进行编制并且以书面报告的形式进行汇报总结，这不仅仅可以规范公司的财账，也能根据公司季度或年度的财账报告制定下一季度或下一年度的发展计划，对于公司亏损或盈利的原因及时地发现，对于公司的长远发展具有良好的循环作用。
2.公司可以设置规范的仓库管理与财账管理细则，并且对公司的管理层人员进行专业培训，为公司的长远发展打下坚实的基础。
公司可以通过股东会决议设置仓库管理与财账管理细则，对仓库管理与财账管理设置具体的管理规范，并且组织全体员工对于管理细则进行学习培训，要求员工严格按照管理细则办事；对于管理层人员进行系统的专业培训，指导管理层人员如何更好地执行管理细则，督促全体员工遵守管理细则，让公司具有良好且规范的运营环境。
3.公司应当设置监事会或监事用于监管公司股东作为公司日常管理负责人时是否存在损毁公司利益的行为，及时发现与纠正不利于公司发展的情况。
公司的监事或监事会并非形同虚设的存在，其对于公司的长远发展具有重要的作用，对于监管公司的董事、高级管理人员，监事的作用尤为重要。公司的董事与高级管理人员拥有公司相对而言较大的权力，而监事（会）的作用就在于对其权力进行监管与控制，维护公司的利益，保障公司的长远发展，对于可能存在的损害公司的行为及时发现并提出质询或异议，为公司营造积极良好的发展环境，也能有效地避免公司股东或负责人不规范的办事方法，从而以他律的形式减少风险。
梁可枫：广东盈隆（佛山）律师事务所商事团队实习律师，负责协助律师团队处理各类疑难复杂民商事案件、专攻经济类合同纠纷、经济类刑民交叉领域，擅长政府法律顾问等非诉业务，具备良好的法律文书写作能力及专业的法律素养和能力。
联系电话：13630100882（微信同号）